As 10 melhores ferramentas para aumentar a produtividade na sua empresa
Toda empresa digital chega em um ponto onde as ferramentas que funcionavam no começo começam a criar mais trabalho do que resolvem. Planilha aqui, WhatsApp ali, dado lá no e-mail e ninguém sabe exatamente o que aconteceu com aquele cliente da semana passada.
A boa notícia é que existem ferramentas para aumentar a produtividade da empresa que foram criadas exatamente para resolver isso, e a maioria delas não exige saber programar, nem contratar um técnico para configurar.
O que essas ferramentas têm em comum? Elas tiram tarefas repetitivas das mãos da equipe, conectam sistemas que precisam se falar e deixam a informação no lugar certo na hora certa.
Neste artigo, reunimos as 10 ferramentas que mais fazem diferença no dia a dia de um negócio digital com foco em quem está montando (ou reorganizando) sua stack e quer resultados concretos.
Antes da lista: O problema não é ter poucas ferramentas
Quase nenhuma empresa sofre por falta de ferramenta. A maioria sofre por ter três que fazem a mesma coisa e nenhuma que converse com as outras.
O resultado é conhecido: o mesmo dado é digitado em quatro lugares, ninguém sabe qual sistema tem a versão certa, e o tempo que era para ser economizado vai embora na cópia entre abas.
Por isso a lista abaixo tem duas regras:
- Uma ferramenta por função: se duas cobrem a mesma coisa, uma sai.
- Ela está ordenada pela sequência em que o trabalho acontece, não por qualidade.
Você vende, organiza, conecta, comunica e fecha. Ler nessa ordem ajuda a identificar onde está o seu gargalo em vez de escolher a mais bonita.
Quais são as principais ferramentas de produtividade?
Descubra as principais ferramentas para aumentar a produtividade e a eficiência da empresa, automatizando tarefas, organizando processos e otimizando a rotina da equipe.
1. Checkout e cobrança: Digital Manager Guru
A Digital Manager Guru é uma plataforma de checkout e gestão de vendas e cobranças que permite vender produtos e serviços, gerenciar assinaturas recorrentes e acompanhar pagamentos em um único ambiente.
É por onde o dinheiro entra, então é por onde a lista começa.
O que resolve: venda avulsa, assinatura recorrente, boleto, Pix e cartão em um só lugar, com recursos para acompanhar cobranças e recorrências sem depender de controles manuais em planilhas.
Ganho de produtividade real: reduzir a conciliação manual e disponibilizar informações de vendas e assinaturas para o restante da operação por meio de integrações e webhooks.
2. Gestão de tarefas e projetos: Trello
O Trello é uma ferramenta de gestão de tarefas e projetos baseada em quadros, listas e cartões, que permite organizar atividades, responsáveis, etapas e prazos de forma visual.
Trabalho que só existe na cabeça de alguém não é trabalho gerenciado.
O que resolve: visibilidade. Quem está fazendo o quê, em que etapa e com qual prazo. Para times pequenos, o quadro visual pode funcionar melhor do que relatórios complexos.
Quando faz sentido trocar: se o time passa de vinte pessoas ou o trabalho tem muitas dependências entre etapas, vale considerar alternativas com visão de linha do tempo e recursos mais avançados. Abaixo disso, o quadro simples ganha por adesão: a ferramenta que o time usa vale mais do que a completa que ninguém abre.
3. Automação e integração entre sistemas: Pluga
A Pluga é uma plataforma de automação e integração entre ferramentas, que permite conectar diferentes sistemas para que informações e ações sejam transferidas automaticamente entre eles.
Essa é uma das funções que mais podem contribuir para a produtividade porque permite conectar as diferentes etapas da operação. Uma venda pode gerar um contato no CRM, um pagamento pode alimentar o financeiro e uma nova contratação pode iniciar automaticamente uma comunicação com o cliente.
Em vez de alguém precisar transportar essas informações manualmente de um sistema para outro, a automação faz essa passagem acontecer de acordo com os fluxos configurados.
A Pluga é uma opção brasileira de integração e reúne ferramentas usadas por empresas no Brasil, incluindo meios de pagamento, emissores de nota fiscal e WhatsApp.
Exemplos de fluxos que empresas podem automatizar:
- Venda aprovada no checkout gera o contato no CRM e o lançamento no financeiro;
- Pagamento confirmado dispara uma mensagem de acesso no WhatsApp;
- Formulário respondido cria uma tarefa no quadro do time e avisa o responsável;
- Cobrança em atraso inicia uma sequência de recuperação antes de virar perda.
A Pluga tem mais de 130 ferramentas disponíveis para integração, entre elas RD Station, Google Sheets, Slack, WhatsApp, Bling, Conta Azul, Asaas, HubSpot, Notion, ClickUp e muitas outras.
Para quem já utiliza o Digital Manager Guru, a integração via Pluga Webhooks permite conectar as vendas do Guru a outras ferramentas da operação em poucos passos.
O critério para identificar uma boa oportunidade de automação é simples: sempre que uma informação precisa ser transferida manualmente de um sistema para outro, existe a possibilidade de transformar essa etapa em um fluxo automático.
4. Comunicação interna: Slack
O Slack é uma plataforma de comunicação interna para equipes, com canais organizados por temas, projetos ou áreas e recursos para centralizar conversas, arquivos e notificações.
O que resolve: tirar decisões de dentro do e-mail e dos grupos de WhatsApp pessoal.
O ganho é conseguir encontrar o que foi decidido três semanas atrás com facilidade, sem precisar vasculhar a caixa de e-mail ou procurar mensagens antigas em diferentes grupos.
Canais por assunto e uma busca funcional valem mais do que qualquer recurso novo.
Dica que muda o uso: conectar os avisos importantes de outros sistemas a um canal específico. Venda relevante, erro de pagamento, prazo vencendo. Assim, o time acompanha informações importantes em um lugar em vez de cinco painéis.
5. Documentos e planilhas: Google Workspace
O Google Workspace é uma suíte de ferramentas de produtividade para criação, edição e compartilhamento de documentos, planilhas, apresentações, e-mails e arquivos.
O que resolve: colaboração e controle das versões dos arquivos. Um documento que circula por anexo pode rapidamente gerar diferentes versões e discussões sobre qual delas é a correta.
Vale um alerta de produtividade que raramente aparece nessas listas: a planilha é excelente para analisar e péssima para operar. Se a planilha virou o sistema onde o trabalho acontece, o problema não é a planilha. É que alguma função da operação está sem uma ferramenta adequada.
6. Atendimento no WhatsApp: WhatsApp Business API
A WhatsApp Business Platform, que inclui a API do WhatsApp Business, permite que empresas realizem atendimento e automações pelo WhatsApp de forma integrada aos seus sistemas e operações.
No Brasil, o atendimento acontece no WhatsApp. A questão é se ele acontece de forma organizada.
O que resolve: atendimento por múltiplos usuários, integração com sistemas, histórico das interações e envio de mensagens automáticas dentro das regras da plataforma.
O maior ganho de produtividade aqui não é responder mais rápido. É não precisar responder porque a confirmação, o aviso de acesso e o status do pedido chegaram antes da pergunta.
7. E-mail marketing e CRM: RD Station
O RD Station é uma plataforma de marketing e CRM que ajuda empresas a gerenciar leads, campanhas, relacionamento e processos comerciais.
O que resolve: construir uma base própria e manter o histórico de relacionamento fora das redes sociais.
Para produtividade, o ponto importante é a segmentação. Uma comunicação disparada para a base inteira exige o mesmo esforço operacional e tende a ser menos precisa do que uma comunicação segmentada.
O ganho aumenta quando os dados de segmentação chegam automaticamente. Utilizando a Pluga para integrar, por exemplo, o CRM a uma plataforma de automação de marketing, os dados entre as ferramentas podem ser enviados automaticamente com base nos fluxos configurados.
8. Financeiro: Conta Azul
O Conta Azul é um sistema de gestão financeira para empresas, com recursos para controlar contas a pagar e a receber, fluxo de caixa, emissão de notas fiscais e outras rotinas financeiras.
O que resolve: centralizar as principais informações financeiras da empresa em um único ambiente.
O ganho de tempo não está em lançar mais rápido. Está em não precisar lançar manualmente. Quando informações de venda e pagamento chegam do sistema de origem, parte do fechamento financeiro deixa de ser um projeto de fim de mês.
9. Assinatura eletrônica: Clicksign
A Clicksign é uma plataforma de assinatura eletrônica que permite enviar, assinar e gerenciar documentos digitalmente, reduzindo a necessidade de impressão e circulação física de contratos.
O que resolve: contratos assinados em minutos, com validade jurídica e rastreabilidade do processo de assinatura.
É uma das ferramentas desta lista com retorno mais imediato e baixo esforço de adoção. Para empresas que ainda imprimem contratos, a digitalização dessa etapa pode encurtar significativamente o ciclo de fechamento.
10. IA no dia a dia: ChatGPT
O ChatGPT é uma ferramenta de inteligência artificial generativa que pode auxiliar na criação, análise, organização e transformação de conteúdos e informações por meio de comandos em linguagem natural.
Rascunhar e-mails, criar roteiros de conteúdo, resumir documentos longos, gerar ideias de campanha, traduzir textos, analisar informações e ajudar com fórmulas no Sheets são alguns exemplos de tarefas que podem ser aceleradas com a ferramenta.
A produtividade vem de entender o que faz sentido delegar para a IA. Ela não substitui o julgamento humano, mas pode eliminar o tempo de “tela em branco” e acelerar tarefas repetitivas de conteúdo, comunicação e análise.
E existe um ganho ainda maior quando a inteligência artificial é conectada a outras aplicações. Em vez de apenas produzir uma resposta, a IA pode passar a fazer parte de fluxos que envolvem diferentes ferramentas e etapas da operação.
Resumo: As 10 ferramentas por função
| Função | Ferramenta | O que resolve |
|---|---|---|
|
Checkout e cobrança |
Digital Manager Guru |
Venda avulsa, assinatura, Pix, boleto e cartão |
|
Gestão de tarefas |
Trello |
Visibilidade de quem faz o quê |
|
Automação e integração |
Pluga |
Integração de ferramentas e conexão de dados entre elas |
|
Comunicação interna |
Slack |
Decisão registrada e encontrável |
|
Documentos e planilhas |
Google Workspace |
Versão única e colaboração |
|
Atendimento |
WhatsApp Business API |
Múltiplos atendentes e mensagem automática |
|
E-mail e CRM |
RD Station |
Base própria e segmentação |
|
Financeiro |
Conta Azul |
Caixa, cobrança e nota fiscal |
|
Assinatura eletrônica |
Clicksign |
Contrato fechado em minutos |
|
IA no dia a dia |
ChatGPT |
Primeira versão de qualquer texto |
Como escolher a sua combinação de ferramentas de produtividade
Adotar dez ferramentas de uma vez não aumenta produtividade, porque ninguém aprende dez coisas ao mesmo tempo. Por isso é importante entender os principais critérios para montar a sua lista:
- Comece pela função vaga, não pela ferramenta bonita: olhe a lista das dez funções e marque quais estão descobertas na sua empresa;
- Uma ferramenta por função: se duas cobrem a mesma coisa, escolha uma e cancele a outra. Sobreposição custa dinheiro e gera dúvida sobre onde está o dado certo;
- Verifique se ela conversa com as outras: uma ferramenta excelente e isolada cria mais trabalho manual do que resolve. Antes de contratar, confira se ela tem integração com o que você já usa;
- Adote uma por vez: duas semanas de uso real antes da próxima. Você vai saber se funcionou pelo que parou de fazer, não pelo que passou a conseguir fazer.
A Guru reúne checkout, pagamentos e assinaturas em um único lugar.
Resumo final:
Entre as principais ferramentas para aumentar a produtividade estão Digital Manager Guru, Trello, Pluga, Slack, Google Workspace, WhatsApp Business API, RD Station, Conta Azul, Clicksign e ChatGPT. Cada uma atende a uma etapa da operação, do checkout e gestão financeira à comunicação, automação e inteligência artificial. O mais importante não é adotar todas, mas escolher as ferramentas adequadas para cada função e integrá-las para reduzir tarefas manuais, organizar processos e tornar a rotina da equipe mais eficiente.
Artigo escrito pela equipe da Pluga:
FAQ
Perguntas Frequentes
As dez funções com maior retorno são checkout e cobrança, gestão de tarefas, automação e integração entre sistemas, comunicação interna, documentos, atendimento no WhatsApp, e-mail e CRM, financeiro, assinatura eletrônica e IA para primeira versão de textos. O essencial é cobrir cada função uma vez, sem sobreposição.
Porque o tempo perdido raramente está dentro de uma ferramenta, está no espaço entre elas, quando alguém copia informação de um sistema para outro. Uma plataforma de integração, como a Pluga, elimina essa etapa.
Não. As plataformas de integração no-code fazem a conexão por configuração: você escolhe o evento de origem, a ação de destino e o mapeamento dos campos.
Menos do que parece. Cobrir bem cinco ou seis funções costuma render mais que ter dez ferramentas usadas pela metade.
Pela função onde o dinheiro entra e pela função onde o dado é copiado à mão, normalmente checkout e integração. As outras podem esperar o próximo trimestre.
