O pagamento em duplicidade é um problema que pode gerar desgaste tanto para a empresa quanto para o cliente.
Desta forma, é importante conhecer em que circunstâncias podem acontecer esse imprevisto, como resolvê-lo, mas principalmente como combatê-lo.
Isso porque suas consequências podem gerar prejuízo para a empresa, tanto na reputação como no andamento do fluxo de caixa.
Com esse pensamento em mente, construímos um conteúdo completo sobre pagamento em duplicidade. Fique por dentro das principais dicas!
O que é Pagamento em Duplicidade?
O pagamento em duplicidade é quando um pagamento é processado de modo repetido, descontando um valor a mais da conta do cliente.
A transação é feita de modo duplo, trazendo um aparente prejuízo para o comprador no momento da compra e gerando um transtorno inesperado.
Isso pode acontecer com variados meios de pagamento, devido a erros no sistema, ou mesmo, por uma confusão por parte do cliente.
O pagamento em duplicidade ocorre quando uma transação é processada repetidamente, resultando no débito de um valor adicional da conta do cliente.
Esse processamento duplo cria uma situação aparente de prejuízo para o comprador durante a compra, causando transtornos inesperados.
Isso pode acontecer devido a falhas no sistema ou a confusões por parte do cliente.
Por que Acontecem Pagamentos em Duplicidade?
Você já deve ter se questionado sobre as causas de pagamentos duplicados. Pois bem, eles podem ter origens em erros humanos do lado das duas partes, mas também podem advir de problemas tecnológicos, a partir de sistemas ineficazes. Detalhamos os principais:
Erros humanos
- Cobrança manual: o processo manual está sujeito a uma variedade de erros, sendo uma ocorrência comum devido à natureza suscetível a falhas humanas, que podem decorrer de falta de atenção ou simples erros de digitação.
- Engano por parte do cliente: o cliente também pode se enganar ao pagar uma conta duas vezes, por um simples esquecimento, ou mesmo, por confundir uma conta paga com uma não paga.
Sistemas ineficazes
- Falhas no processo de pagamento: em sistemas falhos, é comum acontecerem erros no processamento do pagamento. Isso pode gerar boletos repetidos ou, em cartões de crédito, pode demonstrar falha no pagamento, levando o cliente a tentar novamente e, consequentemente, gerar dois processos de cobrança no gateway de pagamento.
- Problemas de integração: nos pagamentos online, é preciso integrar ferramentas para concluir todo o processo de modo bem-sucedido. Por isso, recursos mal integrados podem ocasionar em problemas de comunicação entre os sistemas, muitas vezes gerando cobranças duplicadas.
- Problemas de Software: bugs ou deficiências em sistemas de software de gestão financeira podem levar a registros duplicados de transações.
Como Identificar um Pagamento em Duplicidade
Na maior parte das vezes, o próprio cliente entrará em contato a procura de uma solução para o problema. Mas, é importante manter boas práticas e ter uma equipe preparada para identificar atividades incomuns em pagamentos.
A equipe pode revisar os extratos bancários e contar com ferramentas de vendas, dotadas de uma gestão eficiente de transações financeiras e que apresentam um painel completo com todas as vendas.
Como Resolver um Pagamento em Duplicidade
Iniciar o processo de resolução de um pagamento duplicado requer uma abordagem estratégica e centrada no cliente. A seguir, apresentamos algumas práticas recomendadas para lidar com essa situação de maneira eficiente:
Preparação da Equipe Financeira
Antes de tudo, é crucial capacitar a equipe financeira para lidar proativamente com pagamentos em duplicidade. Isso inclui garantir que todos compreendam os procedimentos corretos e estejam preparados para lidar com clientes de maneira empática e profissional.
Políticas da Loja Bem Estabelecidas
Políticas da Loja Bem Estabelecidas
Ter políticas claras e bem comunicadas é fundamental. Disponibilize informações sobre o processo de resolução de pagamentos duplicados de forma acessível em seu site.
Diversidade de Canais de Atendimento
Ofereça uma variedade de canais de atendimento ao cliente para proporcionar acessibilidade e assistência eficiente. Isso pode incluir suporte por telefone, e-mail, WhatsApp, etc.
Restituição Rápida
A prioridade é efetuar a restituição do valor o mais rápido possível. Ofereça opções flexíveis, como estorno na fatura do cartão, crédito para futuras compras ou transferência direta em conta, de acordo com a preferência do cliente.
Ao adotar essas práticas, as empresas podem transformar uma situação desafiadora em uma oportunidade de demonstrar eficiência e comprometimento com a satisfação do cliente.
Por que evitar cobranças repetidas?
Transtornos causados por cobranças duplicadas afetam tanto o negócio quanto o cliente. Para o cliente, pode haver prejuízos financeiros, já que terá uma despesa não planejada e poderá sofrer danos em suas finanças pessoais.
Para a marca, pode haver despesas operacionais extras, incluindo o tempo e os recursos investidos na resolução.
Além disso, essa situação pode comprometer a reputação no mercado, prejudicando as oportunidades de fidelização, uma vez que pode gerar insatisfação do cliente e até mesmo desencadear ações judiciais. Por isso, é fundamental adotar processos para evitar pagamentos duplicados.
Estratégias para Evitar Pagamentos Duplos pagamento embutido
Agora que você já sabe a importância de combater esse problema, vamos explorar as principais estratégias de como evitar pagamentos duplos.
Automatização de processos
Iniciar com a automatização de processos é crucial para reduzir significativamente a incidência de erros manuais que podem resultar na duplicação de pagamentos. Essa estratégia não apenas aprimora a eficiência operacional, mas também fortalece a precisão do processamento financeiro.
Plataformas de gestão e vendas de qualidade
Ao fazer vendas online, busque por uma plataforma de gestão de negócios e vendas de qualidade, que tenha recursos avançados para processar pagamentos sem atritos.
Pagamento recorrente em vez de cobrança manual
Substituir processos manuais por cobranças recorrentes evita muitos erros comuns que geram a duplicação de pagamentos. Isso também contribui para uma melhor gestão do fluxo de caixa.
Confirmação imediata
Enviar confirmações de pagamento em e-mails, WhatsApp, SMS, ou outros meios de comunicação ajuda a diminuir confusões do cliente. Isso porque o cliente fica mais seguro e convicto de que o pagamento foi processado e de que está tudo certo com sua compra.
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