Pré-evento é o momento no qual são definidas todas as estratégias, metas, orçamento, ações de divulgação e estrutura necessária para sua execução. Essa etapa é fundamental para garantir que tudo ocorra conforme o previsto e que o evento atinja seus objetivos com eficiência.
Peter Drucker, certa vez, disse: “A melhor maneira de prever o futuro é criá-lo”, e no setor de eventos, isso começa no pré-evento.
Com um crescimento de 39% na geração de empregos formais no primeiro trimestre de 2025, segundo o Ministério do Trabalho e Emprego, o segmento mostra que continua em expansão e altamente relevante para o público atual.
Neste artigo, você vai aprender como organizar um pré-evento eficiente e preparar o terreno para resultados reais no grande dia.
Como funciona o pré-evento?
O pré-evento é a base estratégica que sustenta toda a organização do evento.
É nesse momento que decisões fundamentais são tomadas para garantir que tudo aconteça como planejado. Cada escolha feita impacta diretamente na execução e nos resultados, por isso o planejamento deve ser cuidadoso e alinhado aos objetivos do evento.
Entre os principais pontos definidos nessa etapa estão:
- Definição de objetivos
- Entendimento do público
- Orçamento
- Formato
- Cronograma
- Identidade visual
- Fornecedores
- Divulgação
- Inscrições
Mais do que uma preparação técnica, o pré-evento é a etapa onde a experiência é desenhada de forma intencional.
Segundo Getz e Page, autores referência em estudos sobre eventos, todo evento planejado é, antes de tudo, uma experiência projetada. Cada escolha feita aqui, mesmo as aparentemente pequenas, impacta diretamente a percepção do público e os resultados finais.
Com organização, visão estratégica e atenção aos detalhes, essa fase garante que o evento cumpra seu propósito e gere satisfação real nos participantes.
Quais são as etapas do pré-evento?
Agora que você já sabe o que é pré-evento, vamos ao passo a passo para colocar tudo em prática com eficiência e impacto. Seguir essas etapas ajudará a criar um modelo de projeto de evento bem estruturado, mesmo para quem está começando do zero.
1. Defina objetivos claros
Comece com clareza: para que esse evento existe e para quem ele é?
Estabeleça um objetivo principal e, a partir dele, desdobre metas menores e ações específicas.
Lembre-se de que objetivos mensuráveis e bem organizados são o que vão guiar todas as próximas decisões, inclusive as escolhas de formato, linguagem, parcerias e canais.
2. Crie um orçamento eficiente
Um estudo da Splash mostra que a falta de orçamento é um dos principais desafios dos profissionais de marketing na hora de planejar eventos, e, ao mesmo tempo, 83% afirmam que eventos são essenciais para o crescimento dos negócios.
O que isso revela? É preciso encarar o orçamento como prioridade e não como limitação.
Além de distribuir bem os recursos disponíveis, pense em possibilidades de captação: patrocínios, parcerias, vendas antecipadas, entre outros.
Cada evento tem um contexto, e o orçamento precisa refletir isso com equilíbrio entre criatividade e viabilidade.
3. Escolha data e local com antecedência
Definir data e local com antecedência é essencial para garantir a viabilidade do evento. Essa decisão influencia diretamente a disponibilidade do público, a contratação de fornecedores, a logística e a divulgação.
Além disso, evita conflitos com outros compromissos importantes e permite prever possíveis limitações de acesso ou deslocamento.
Quanto antes essa definição for feita, maior a chance de planejar com eficiência e alcançar o público certo no momento ideal.
4. Forme a equipe e divida as responsabilidades
Todo evento é uma operação com diversas camadas: financeiro, produção, logística, relacionamento, marketing, atendimento, parcerias, entre outras.
Quanto mais claro estiver quem cuida do quê, mais fluido será o processo.
Estruture a equipe com base nas necessidades do evento e não se esqueça de treiná-la com foco nos objetivos definidos.
Um time preparado é parte fundamental da entrega final.
5. Faça um plano de divulgação e marketing
Com o público certo em mente, você já sabe onde e como se comunicar com ele.
Agora, é hora de construir uma jornada de divulgação que gere expectativa, fortaleça o valor percebido do evento e mantenha seu público engajado até o grande dia.
Aqui estão os pilares para isso:
- Distribua conteúdo de valor nos canais certos.
- Invista em remarketing para quem já demonstrou interesse.
- Personalize seus e-mails com base no estágio da jornada de cada lead.
- Orquestre anúncios estrategicamente, da descoberta à decisão.
- Recupere vendas abandonadas com ofertas específicas e senso de urgência.
- Mantenha presença nas redes sociais com consistência e propósito.
Mas lembre-se: o foco não é atrair todo mundo. É encantar quem realmente precisa viver essa experiência, como você definiu lá no começo.
6. Defina objetivos claros
Independentemente do formato do evento (online, presencial ou híbrido) a escolha da plataforma de inscrições e gestão impacta diretamente na conversão e na experiência do cliente.
Opte por uma solução que ofereça um processo de compra intuitivo e sem fricções, mas que também facilite sua operação nos bastidores.
O ideal é contar com recursos como:
- Gestão de inscrições
- Métricas de vendas em tempo real
- Automações de e-mails
- Acompanhamento de status de pagamento e pedidos
- Portal de autoatendimento para participantes
- Integração com diversos meios de pagamento
- Opções modernas de credenciamento para evitar filas e confusões
Por fim, fique atento aos custos: escolha uma plataforma com valores justos, que não cobre taxas sobre cada venda ou taxas de conveniência que comprometam seu lucro, e, consequentemente, a sustentabilidade e o crescimento do seu evento.
7. Utilize estratégias de engajamento e preparação do público
O envolvimento começa antes do evento acontecer.
Use os canais de comunicação para antecipar conteúdos que agreguem valor, gerem curiosidade e mostrem o diferencial do evento.
Fale com o público como se falasse com uma pessoa específica. Uma pesquisa da McKinsey aponta que 71% dos consumidores esperam interações personalizadas, e 76% se frustram quando isso não acontece.
Ou seja, quanto mais próximo e personalizado for o contato, maior será o engajamento, mesmo antes do primeiro minuto de evento.
Se você está buscando um projeto de evento pronto ou um plano de evento pronto como ponto de partida, saiba que seguir essas etapas já oferece uma estrutura clara e replicável. Cada item funciona como parte de um modelo adaptável para diferentes formatos e objetivos.
Turbine seu evento com o Guru!
A Digital Manager Guru reúne todos os recursos essenciais para seu evento.
Com uma única plataforma, você centraliza sistema de ingressos, gestão de participantes, status de pagamento, portal de autoatendimento, soluções modernas de credenciamento, integrações com diversos meios de pagamento, automações de e-mails e muito mais: tudo sem fricções.
E um grande diferencial: o Guru oferece uma plataforma de checkout de pagamento intuitiva, que pode ser facilmente integrado à sua página de vendas personalizada, garantindo mais fluidez na jornada do participante e aumento nas taxas de conversão, sem taxas sobre vendas ou “conveniência” que comprometem o seu lucro.
Otimize seu pré-evento, venda mais e entregue uma experiência profissional do início ao fim. Conheça o Guru agora mesmo!
Venda ingressos, gerencie check-ins e integre tudo com facilidade.
